iMATRIX · Risorse
Acquisire i giustificativi in mobilità e semplificare le spese
Con iMATRIX App può fotografare i giustificativi fuori ufficio e preparare le spese. Un ritaglio accurato e un controllo consapevole trasformano la fotografia in una base di lavoro utilizzabile.
Acquisire il documento quando è ancora a portata di mano
Dopo un appuntamento o un acquisto, uno scontrino finisce facilmente in una borsa. Più tardi possono mancare il contesto o il tempo per ricostruirlo. L’acquisizione mobile interviene prima: conserva il documento quando è davanti a lei e completa le informazioni mentre il motivo è ancora presente.
iMATRIX App permette di fotografare il giustificativo nel processo previsto per le spese. La fotografia è una base. È il controllo successivo a stabilire se la spesa è completa e corretta. Per questo, buone condizioni di ripresa e informazioni appropriate devono procedere insieme.
Quattro passaggi per un giustificativo leggibile
Inquadrare tutto il giustificativo
Posi il documento il più possibile piatto su una superficie stabile. Assicuri una luce sufficiente ed eviti i riflessi. Tenga la fotocamera in modo che tutti i bordi del documento rimangano nell’immagine.
Attendere riconoscimento e nitidezza
La funzione di acquisizione controlla la qualità sul giustificativo riconosciuto. La fotografia automatica viene scattata quando il riquadro rimane verde per due secondi consecutivi. Se il riconoscimento è instabile, migliori distanza, luce o orientamento.
Controllare ritaglio e anteprima
Dopo lo scatto, verifichi che sia stato acquisito il giustificativo pertinente e che tutte le informazioni importanti siano leggibili. Se l’immagine è sfocata o manca un bordo, ripeta la ripresa prima di continuare.
Verificare i dati della spesa
Controlli i dati previsti, in particolare data, importo e contesto professionale. Completi o corregga le informazioni nel modulo. Un dato riconosciuto è un aiuto e non sostituisce la sua verifica.
La qualità nasce prima e dopo la fotografia
Un giustificativo leggibile facilita il lavoro successivo. La distanza conta: da troppo lontano i caratteri diventano piccoli; da troppo vicino può mancare una parte del documento. Anche un’angolazione obliqua o le ombre possono ridurre la leggibilità.
Dedichi quindi un momento all’anteprima. Il fatto che la fotocamera abbia scattato non dimostra da solo che il risultato sia utilizzabile. Verifichi se le informazioni decisive si possono davvero leggere. Questo controllo è particolarmente utile con scontrini lunghi, piegati o stampati con un contrasto debole.
Tre abitudini per un processo chiaro
Acquisire tempestivamente
Fotografi il giustificativo poco dopo averlo ricevuto. In questo modo può attribuirlo più facilmente al motivo corretto e accorgersi subito se alcune informazioni mancano o sono poco leggibili.
Preferire la completezza alla velocità
Una seconda fotografia è preferibile a un documento difficile da leggere. Controlli il giustificativo completo e i dati del modulo prima di inoltrare la spesa nel processo previsto.
Organizzare gli accessi
Le spese che può vedere o modificare dipendono dal suo ruolo e dalle funzioni autorizzate. Segua il processo aziendale e condivida i giustificativi soltanto con le persone abilitate.
Domande frequenti
Tutti i dati riconosciuti sono automaticamente corretti?
No. Luce, qualità di stampa e struttura del documento possono influire sul riconoscimento. Verifichi i dati prima di salvarli e li corregga se necessario. L’acquisizione non garantisce un’interpretazione automatica priva di errori.
La fotografia crea automaticamente una registrazione contabile?
La ripresa prepara la gestione della spesa. Gli altri controlli, le attribuzioni e l’eventuale elaborazione contabile dipendono dal processo configurato. Una fotografia, da sola, non sostituisce questi passaggi.