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Belege unterwegs erfassen – weniger Aufwand bei den Ausgaben
Mit der iMATRIX App können Sie Belege unterwegs fotografieren und Ausgaben vorbereiten. Ein sauberer Zuschnitt und eine bewusste Prüfung helfen, aus einem Foto eine brauchbare Arbeitsgrundlage zu machen.
Den Beleg erfassen, solange er griffbereit ist
Nach einem Termin oder einer Besorgung landet ein Beleg schnell in einer Tasche. Später fehlen vielleicht der Zusammenhang oder die Zeit, alles wieder zuzuordnen. Eine mobile Erfassung setzt früher an: Sie halten den Beleg fest, solange er vor Ihnen liegt, und ergänzen die Angaben, solange der Anlass noch präsent ist.
Die iMATRIX App unterstützt die Belegaufnahme direkt im vorgesehenen Ausgabenablauf. Das Foto dient dabei als Grundlage. Ob eine Ausgabe vollständig und korrekt erfasst ist, entscheiden Sie durch die anschliessende Kontrolle. Gute Aufnahmebedingungen und passende Angaben gehören deshalb zusammen.
So bereiten Sie einen lesbaren Beleg vor
Beleg vollständig ausrichten
Legen Sie den Beleg möglichst flach auf eine ruhige Unterlage. Sorgen Sie für genügend Licht und vermeiden Sie Spiegelungen. Halten Sie die Kamera so, dass die Ränder des Belegs vollständig im Bild liegen.
Erkennung und Schärfe abwarten
Die Aufnahme prüft die Qualität am erkannten Beleg. Erst wenn der Rahmen zwei Sekunden durchgehend grün bleibt, wird automatisch fotografiert. Bleibt die Erkennung unruhig, verbessern Sie Abstand, Licht oder die Ausrichtung.
Zuschnitt und Vorschau kontrollieren
Prüfen Sie nach der Aufnahme, ob nur der relevante Beleg erfasst wurde und alle wichtigen Angaben lesbar sind. Ist das Foto unscharf oder fehlt ein Rand, wiederholen Sie die Aufnahme, bevor Sie weiterarbeiten.
Angaben der Ausgabe prüfen
Kontrollieren Sie die vorgesehenen Angaben, insbesondere Datum, Betrag und den geschäftlichen Zusammenhang. Ergänzen oder korrigieren Sie die Informationen im Formular. Eine erkannte Angabe ist eine Unterstützung und ersetzt Ihre Prüfung nicht.
Qualität entsteht vor und nach dem Foto
Ein gut lesbarer Beleg erleichtert die spätere Bearbeitung. Ein kleiner Abstand zur richtigen Position kann bereits einen Unterschied machen: Zu weit entfernt werden Zeichen zu klein, zu nah fehlt möglicherweise ein Teil des Dokuments. Auch ein schräger Blickwinkel oder Schatten können die Lesbarkeit beeinträchtigen.
Nehmen Sie sich deshalb kurz Zeit für die Vorschau. Verlassen Sie sich nicht nur darauf, dass eine Aufnahme ausgelöst wurde. Prüfen Sie, ob sich die entscheidenden Angaben tatsächlich lesen lassen. Bei langen oder gefalteten Belegen ist diese Kontrolle besonders hilfreich.
Drei Gewohnheiten für einen klaren Ablauf
Zeitnah erfassen
Fotografieren Sie den Beleg möglichst dann, wenn Sie ihn erhalten. So können Sie den Anlass leichter zuordnen und bemerken früh, wenn Angaben auf dem Dokument fehlen oder schlecht lesbar sind.
Vollständigkeit vor Geschwindigkeit
Ein zweites Foto ist sinnvoller als eine schwer lesbare Grundlage. Kontrollieren Sie den vollständigen Beleg und die Formularangaben, bevor Sie die Ausgabe in Ihrem vorgesehenen Prozess weitergeben.
Zugriff passend organisieren
Welche Ausgaben Sie sehen oder bearbeiten können, hängt von Ihrer Rolle und den freigegebenen Funktionen ab. Nutzen Sie den vorgesehenen Unternehmensablauf und teilen Sie Belege nur mit den dafür berechtigten Personen.
Häufige Fragen
Ist jede erkannte Angabe automatisch korrekt?
Nein. Licht, Druckqualität und Aufbau eines Belegs können die Erkennung beeinflussen. Prüfen Sie die Angaben vor dem Speichern und korrigieren Sie sie bei Bedarf. Die Belegerfassung ist keine Garantie für eine fehlerfreie automatische Auswertung.
Wird aus dem Belegfoto automatisch eine Buchung?
Die Aufnahme bereitet die Bearbeitung der Ausgabe vor. Weitere Prüfungen, Zuordnungen und eine allfällige buchhalterische Verarbeitung richten sich nach Ihrem eingerichteten Ablauf. Ein Foto allein ersetzt diese Schritte nicht.