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Saisir les justificatifs en déplacement pour simplifier les dépenses
Avec iMATRIX App, vous pouvez photographier vos justificatifs en déplacement et préparer vos dépenses. Un cadrage propre et une vérification attentive transforment la photo en une base de travail exploitable.
Saisir le justificatif lorsqu’il est encore à portée de main
Après un rendez-vous ou un achat, un reçu finit vite au fond d’un sac. Plus tard, le contexte manque peut-être, tout comme le temps nécessaire pour le retrouver. La saisie mobile intervient plus tôt : vous conservez le justificatif lorsqu’il est devant vous et complétez les informations alors que le motif est encore présent à l’esprit.
iMATRIX App permet de photographier le justificatif dans le processus prévu pour les dépenses. La photo constitue une base. C’est votre contrôle qui permet de déterminer si la dépense est complète et correcte. De bonnes conditions de prise de vue et des informations appropriées sont donc complémentaires.
Préparer un justificatif lisible en quatre étapes
Placer le justificatif entièrement dans le cadre
Posez le reçu aussi à plat que possible sur une surface stable. Prévoyez suffisamment de lumière et évitez les reflets. Tenez la caméra de façon à conserver tous les bords du document dans l’image.
Attendre la détection et la netteté
La prise de vue évalue la qualité sur le justificatif détecté. La photo automatique se déclenche lorsque le cadre reste vert pendant deux secondes sans interruption. Si la détection est instable, ajustez la distance, l’éclairage ou l’orientation.
Contrôler le recadrage et l’aperçu
Après la prise de vue, vérifiez que seul le justificatif pertinent est conservé et que les informations importantes restent lisibles. Si la photo est floue ou qu’un bord manque, recommencez avant de poursuivre.
Vérifier les informations de la dépense
Contrôlez les données prévues, notamment la date, le montant et le contexte professionnel. Complétez ou corrigez le formulaire. Une information reconnue vous aide à travailler, mais ne remplace pas votre vérification.
La qualité se construit avant et après la photo
Un justificatif lisible facilite le traitement ultérieur. La distance compte : trop loin, les caractères deviennent petits ; trop près, une partie du document peut manquer. Une prise de vue oblique ou des ombres peuvent également nuire à la lisibilité.
Accordez donc un instant à l’aperçu. Le déclenchement de la caméra ne suffit pas à prouver que le résultat est exploitable. Vérifiez si vous pouvez réellement lire les informations décisives. Ce contrôle est particulièrement utile pour les reçus longs, pliés ou imprimés avec un contraste faible.
Trois habitudes pour un processus clair
Saisir rapidement
Photographiez le justificatif peu après l’avoir reçu. Vous pouvez ainsi mieux identifier le motif et remarquer immédiatement si certaines informations manquent ou sont difficiles à lire.
Privilégier la complétude
Une deuxième photo vaut mieux qu’un document peu lisible. Contrôlez le justificatif entier et les informations du formulaire avant de transmettre la dépense dans le processus prévu.
Organiser les accès
Les dépenses que vous pouvez consulter ou modifier dépendent de votre rôle et des fonctions autorisées. Suivez le processus de votre entreprise et partagez les justificatifs uniquement avec les personnes habilitées.
Questions fréquentes
Toutes les informations reconnues sont-elles correctes ?
Non. L’éclairage, la qualité d’impression et la structure du document peuvent influencer la reconnaissance. Vérifiez les données avant l’enregistrement et corrigez-les si nécessaire. La capture ne garantit pas une interprétation automatique sans erreur.
La photo crée-t-elle automatiquement une écriture comptable ?
La photo prépare le traitement de la dépense. Les contrôles, les affectations et une éventuelle comptabilisation dépendent de votre processus configuré. Une image ne remplace pas ces étapes.