iMATRIX · Wissen
Arbeitszeiten und Feriengesuche zentral organisieren
Zeiten erfassen, Abwesenheiten beantragen und Entscheidungen nachvollziehbar prüfen: iMATRIX verbindet diese Aufgaben in einem gemeinsamen Arbeitsbereich mit klaren Zuständigkeiten und bestehenden Benutzerrechten.
Eine gemeinsame Sicht auf Zeit und Abwesenheit
Wenn Arbeitszeiten in einer Liste stehen und Ferienwünsche über einzelne Nachrichten eintreffen, wird die Abstimmung schnell aufwendig. Mitarbeitende möchten wissen, ob ihr Gesuch angekommen ist. Verantwortliche brauchen einen verständlichen Überblick, bevor sie eine Entscheidung treffen. Ein gemeinsamer Arbeitsbereich hilft, diese Aufgaben im Zusammenhang zu betrachten.
Mit den dafür freigegebenen iMATRIX Funktionen können Mitarbeitende eigene Zeiten erfassen und Abwesenheitsgesuche einreichen. Berechtigte Verantwortliche prüfen die Gesuche im vorgesehenen Genehmigungsablauf. Dabei bleiben Erfassung, Prüfung und Entscheidung unterschiedliche Schritte. Eine eingereichte Abwesenheit ist noch keine bestätigte Abwesenheit.
Von der Erfassung zur nachvollziehbaren Entscheidung
Eigene Zeiten zeitnah erfassen
Erfassen Sie Arbeitszeiten möglichst nah am tatsächlichen Arbeitstag. Prüfen Sie Datum, Beginn, Ende und die vorgesehenen Zuordnungen. Falls etwas unklar ist, klären Sie es im Team, statt eine fehlende Angabe lediglich zu schätzen.
Ferien oder Abwesenheit beantragen
Wählen Sie die passende Abwesenheitsart und den gewünschten Zeitraum. Kontrollieren Sie den angezeigten Umfang und ergänzen Sie die vorgesehenen Informationen. Eine klare Übergabe hilft, offene Aufgaben während der Abwesenheit zu organisieren.
Gesuch im Zusammenhang prüfen
Berechtigte Verantwortliche betrachten den beantragten Zeitraum, die verfügbaren Angaben und mögliche Überschneidungen im Team. Prüfen Sie auch, ob die Zuständigkeit korrekt ist. Die Entscheidung sollte sich auf einen verständlichen aktuellen Stand stützen.
Entscheidung bewusst festhalten
Genehmigen oder lehnen Sie ein Gesuch erst nach Ihrer fachlichen Prüfung ab. Nutzen Sie bei Bedarf eine nachvollziehbare Entscheidungsnotiz. Mitarbeitende können sich so am gespeicherten Status orientieren, statt auf verstreute Absprachen angewiesen zu sein.
Klare Zuständigkeiten unterstützen das Team
Ein digitaler Ablauf funktioniert am besten, wenn alle Beteiligten wissen, wer welche Aufgabe übernimmt. Klären Sie, wer eigene Zeiten nachtragen darf, wer Gesuche prüft und wie Rückfragen behandelt werden. Nicht jede Person benötigt dabei denselben Zugriff.
Auch bei mobilen Genehmigungen bleibt die Verantwortung bei der entscheidenden Person. Kontrollieren Sie die dargestellten Angaben und den Zeitraum, bevor Sie eine Aktion bestätigen. Wenn eine Funktion gesperrt oder nur lesend verfügbar ist, muss zuerst die zuständige Administration den eingerichteten Zustand prüfen. Eine fehlende Freigabe wird nicht durch einen anderen Zugangsweg ersetzt.
Was Sie im laufenden Betrieb beachten sollten
Zeitangaben regelmässig prüfen
Eine kurze regelmässige Kontrolle hilft, offene oder unvollständige Erfassungen zu erkennen. Korrekturen sollten über die vorgesehenen Wege erfolgen, damit der Zusammenhang mit dem ursprünglichen Vorgang erhalten bleibt.
Abwesenheiten gemeinsam planen
Berücksichtigen Sie geplante Übergaben und gleichzeitig abwesende Teammitglieder. Die angezeigten Informationen unterstützen Ihre Planung. Sie ersetzen jedoch keine betrieblichen Absprachen und keine Prüfung der im Unternehmen geltenden Vorgaben.
Historische Angaben erhalten
Unklare Altbestände und frühere Konflikte sind keine automatisch bestätigten Arbeitsstunden. Behalten Sie deren Kennzeichnung und Historie bei. Neue Genehmigungen sollten nicht dazu verwendet werden, alte Unklarheiten stillschweigend aufzulösen.
Häufige Fragen
Kann jede Person Feriengesuche genehmigen?
Nein. Die Genehmigung setzt die passenden Benutzerrechte, freigegebene Funktionen und die vorgesehenen fachlichen Voraussetzungen voraus. Die Anzeige in der App allein vergibt keine zusätzlichen Rechte.
Bestätigt ein gespeichertes Gesuch bereits die Ferien?
Nein. Das Einreichen dokumentiert den Wunsch nach einer Abwesenheit. Erst eine berechtigte Entscheidung im vorgesehenen Ablauf legt den entsprechenden Status fest. Prüfen Sie diesen Status, bevor Sie von einer genehmigten Abwesenheit ausgehen.